Analyse Systémique

Mes petites vacances au Maroc m’ont permis d’avancer un peu dans mes lectures… Je me dois maintenant de vous en restituer les analyses systémiques ! ;-)

Introduction

Je commence par « S’organiser pour réussir » de David ALLEN. Je n’ai pas trouvé ce livre sensationnel ! :-( Le livre contient trois parties. Dans la première partie, l’auteur présente le système qu’il a mis en place et affiné pendant 20 ans d’expérience en consulting et en coaching. Le reste du livre est redondant voir inutil. On nous y présente le détail de la mise en oeuvre du GTD. Cela passe par des définitions très basiques comme celle d’une corbeille ! :-( Bref je pense que si j’avais arrêté ma lecture du livre à son premier tiers (90 pages / 270),  je serai aujourd’hui un peu plus emballé pour vous en parler. Il n’est pas impossible également que mon manque d’intérêt pour ce livre provienne du fait qu’à ce jour je ne ressente pas tellement de stress lié à mon système d’organisation personnel. Attention je ne dis pas que ce livre n’a aucun intérêt. J’en ai retenu certaines choses à récupérer à mon propre compte ! Cependant je ne pense pas que son contenu soit d’une richesse telle qu’il mérite sa présence dans le PMBA. Ca n’est qu’un avis personnel ! ;-P Mais de la même façon que lorsqu’on se lance dans un vrai diplôme,  il serait trop facile de mettre de côté les matières qui nous conviennent le moins, pour mon PMBA je tâcherai de concerver une discipline à toute épreuve et lirai donc l’ensemble des livres !

Allons-y donc pour l’analyse systémique du GTD (getting things done).

Fonctionnement du système pour les personnes désorganisées

En amont du système nous avons une source d’informations. Ces informations peuvent nous parvenir de toutes parts : mail, post-it, demande laisser en passant, idée qui nous trotte dans la tête…etc. Une fois dans le système, ces informations sont collectées puis stockées dans une boîte d’entrée. Cette boîte d’entrée, ce peut être notre logiciel de réception de mail, notre bureau, notre journal personnel…etc.

Ensuite, c’est là que le système fonctionne différemment entre les personnes qui sont organisées et celles qui le sont moins.  Intéressons nous dans un premier temps au gens désorganisés. Lors du traitement de l’information, les affaires en suspent qui ne sont pas traitées de manière immétiate (la plupart) restent et se cumulent dans notre boîte d’entrée. Ces affaires en suspent alimentent donc notre cerveau et lui rappel sans cesse que ces informations, et les actions qu’elles peuvent nécéssiter, restent à entreprendre. L’auteur nous signal ici que notre cerveau fonctionne comme de la RAM d’un PC, ainsi après un certain niveau d’information la mémoire sature. En cas de saturation le cerveau fait du vide pour emmaganiser de nouvelles informations. Ainsi, si certaines affaires en suspent étaient importantes, celles-ci passeront à l’as et seront remplacer par de nouvelle informations moins importantes mais plus ressentes. L’auteur nous précise aussi que tant que ces informations sont dans notre tête, elles nous fatiguent l’esprit, car le cerveau doit faire un effort pour se les mémorer et nous resoliciter de manière irrégulière.

Tous ces désagréments s’illustrent par l’entropie (l’entropie constitue en quelque sorte les « déchets » d’un système) généré par ce système en informations oubliées, et en stress. Et ce n’est qu’en oubliant certaines informations et en procédant à la réalisation de certaines actions que le système se stabilise. Donc dans ce cas, le système est stabilisé par la capacité du cerveau qui est limité en stockage d’informations.

Fonctionnement du système pour les personnes qui pratiquent le GTD

Revenons-en au processu de traitement (en haut à gauche). Comme le cerveau est limité et qu’il génère du stress lorsqu’il arrive à saturation : l’auteur préconise de traité l’information et d’en déterminer les actions nécessaires. Si lors de son traitement une information est pensé en terme d’action à accomplir, alors notre cerveau cessera de s’en préoccuper.

Au terme de cette analyse il y a deux hypothèses : soit l’information ne nécessite aucune actions immédiate, alors une phase d’organisation permettra de stocker d’une part les informations à incuber. Ce sont les informations qui seront susceptible de nous intéresser un jour peut-être. Soit l’information concerne un projet en cours mais ne nécessite aucun action alors celle-ci sera classée et archivée dans les informations de référence. Les informations en incubations pourront alors être à nouveau consultées et reprendre le chemin de l’organisation si une actions devient nécessaire dans le temps. De la même façon : une information de référence restera disponible à la consultation en cas de besoin.

Que deviennent les actions nécessaires ?

Le processus de jugement des actions nécessaires alimente le réservoir des actions à réaliser (d’ailleurs nous pouvons constater que la couleur des flux changent car leur nature change. Nous passons de flux d’informations à des flux d’actions). Ce réservoire se vide via trois processus différents :

- Celui de la délégation (ici l’action sort du système pour alimenter le système d’une autre personne). L’auteur n’en fait pas mention, toutefois personnellement le choix de déléguer une tâche induit de fait une nouvelle tâche personnelle : celle qui consiste à suivre dans le temps que l’actions à bien été réalisée, ou alors à déléguer le suivi de la réalisation de la tâche. Donc pour ma part : la délégation entraîne systématiquement la création d’une nouvelle action dans notre système personnel.

- Celui de la réalisation. Celle-ci peut être immédiate. L’auteur préconise de réaliser l’action si celle-ci nécessite moins de deux minutes. Plus largement, l’auteur indique que les actions qui peuvent être réalisées dans le temps disponible lors du traitement de la boîte d’entrée doivent être faite immédiatement.

- Celui de la plannification : les tâches qui ne peuvent être réalisées immédiatement sont reportées et plannifiées dans le temps. Elles passeront ensuite à la phase de réalisation pour enfin finir dans le « puits » (dans un système le puits correspond à l’entropie, recueil des déchets du système) des actions réalisées.

Deux petites choses avant de finir : pour la plannification, David ALLEN présente un système d’échéancier assez intéressant si nous avons la discipline de nous en occuper chaque jour. Par ailleurs pour les actions plannifiées dans le temps, l’auteur nous précise que c’est lors du choix de réaliser tel ou tel action que le cerveau reprend ses pleines facultés. Dans une liste de plusieurs tâches à réaliser lors d’un journée.

Le cerveau est imminament efficace pour déterminer quelle action doit être réaliser en fonction de 4 critères :

- Le contexte : est-ce que le contexte dans lequel nous sommes nous permet de réaliser la tâche (matériel, personnes à contacter disponible ?…etc.)

- La disponibilité : le temps que nous avons devant nous nous permet-il de réaliser la tâche en question ?

- Le niveau d’énergie : en fonction du moment de la journée, notre niveau d’énergie n’est pas le même. Ainsi nous auront tendance à réaliser les tâches qui demandent le plus de concentration le moment ù nous disposerons de nos pleines capacités.

- La priorité : le degré d’urgence des actions à réaliser.

Voilà le système. Il à noter que ce système repose sur une grande rigueur de maintient de la boîte d’entrée au propre. Les informations en incubation doivent également être visualisées régulièrement pour ne pas passer dans l’oublie. Bref ce système doit rentrer dans nos habitus pour être pleinement performant.

Ma conclusion

Pour moi le système de classement est beaucoup trop contraignant, la révision une fois par semaine de toutes les tâches, n’avoir qu’une boîte d’entrée…etc. Mais globalement je me rend compte que mon organisation est assez proche. Je retiens surtout de ce livre qu’il est important de noter les choses et de penser en terme de tâches à réaliser. Effectivement lorsque nous recevons de l’information nous n’avons pas le réflexe de raisonner en terme d’actions à accomplir. Et sur ce point je remercie l’auteur de m’avoir éclairer sur la nécessiter de poser une tâche à réaliser sur chaque information qui me parvient.

J’espère que cette analyse systémique vous aura éclairé sur le GTD (méthode vraisemblablement très connue et répandue). Si vous souhaitez lire le premier tiers de ce livre très intéressant voici de quoi vous le procurer ! ;-)

N’hésitez pas à consulter le résumés de ce livre sur le blog d’Olivier « Des Livres pour changer de Vie ».

Niveau du livre :

A bientôt pour une nouvelle analyse systémique !