Analyse Systémique

Voilà plus de 3 semaines que j’ai terminé la lecture du livre « The effective executive » de Peter F. Drucker. Et pour tout vous dire je me suis longuement demandé si je devais dépenser deux-trois heures de mon temps à réaliser l’analyse systémique des concepts présentés. Personnellement je n’ai trouvé que très peu d’intérêt à ce livre… :-(

Rien de nouveau sous le soleil

En dehors du style d’écriture qui démontre une maitrise parfaite de l’auteur de son sujet : il n’y a vraiment rien dans ce livre de très enrichissant. Pour étayer mon propos je vais passer en revu les différentes idées exprimées dans le livre… Allons-y ! ;-)

1 – Laisser de côté les difficultés et se focaliser sur les opportunités.

Alors je sais bien que le SWOT tant présent dans nos cours de marketing nous amènes à visualiser les menaces et les faiblesses… Mais elle nous dit aussi de faire le tour de nos forces et des opportunités. Et entre nous : si j’avais une entreprise même si je prendrais le soin d’évaluer les faiblesses et les menaces, je privilégierais d’abord, et j’en suis sûr, de manière quasi inconscientes : les opportunités et les forces de la société. Bref rien de nouveau…

2 – Écouter d’abord : parler ensuite.

Nous avons fait le tour de la question avec le livre de Dale Carnégie… Bref rien de nouveau…

3 – Intelligence, Imagination et Savoir sont des ressources essentielles… Mais sans efficacité : ces ressources ne débouchent sur aucun résultat.

Là on enfonce les portes ouvertes… :-(

4 – Prendre les Hommes tels qu’ils sont et se charger de les positionner sur le poste qui optimisera ses forces.

Complètement d’accord. C’est d’ailleurs l’idée majeure de Strenght Finder 2.0. Là encore rien de nouveau. Si je suis d’accord sur le constat… Sur le plan purement opérationnel : l’auteur s’arrête à la préconisation et fait l’impasse sur la mise en oeuvre…! :-(

5 – Il y a tout un chapitre qui concerne la gestion du temps.

Ce chapitre compte quelques points intéressants mais là encore on a du mal à sortir du simple bon sens et des constats désarmants tels que : « Le temps est la seule ressource réellement limitée ».

6 – Description du processus de décision.

Ici l’auteur nous fait savoir que la plupart des décisions sont prises sur la base d’opinions plutôt que sur des critères formalisés. Il préconise d’accepter cet état de fait mais de baliser les enjeux de la décision par des éléments quantifiables afin d’en évaluer la justesse et la qualité. Mouais… disons que la plupart se cachent la vérité et pensent prendre des décisions de manière totalement objective… Accordons sur ce point l’intérêt du propos de l’auteur.

Bon voilà… J’ai fait un petit tour d’horizon mais franchement il y a rien de très « folichon » dans tout ça. Et ce qui m’effraie le plus c’est qu’il y a encore deux livres du même auteur dans le PMBA… J’espère que les autres livres recèllent d’un peu plus de contenu de valeur..!

Une bonne idée comme exception qui confirme la règle de désintérêt du livre.

Bon j’imagine que vous devez prendre tout autant de plaisir à lire mon billet que celui que j’ai pris à lire ce livre… C’est à dire très peu. Bah oui c’est pas très marrant de lire un type qui se plein… S’il est pas content : il ferme son bouquin, il le range et on n’en parle plus. Et bien c’est ce que je me suis dis à un moment donné et puis non. Je ne ferai pas d’impasse sur ce PMBA. Ce serait trop facile ! J’ai décidé de faire le PMBA alors je vais le faire jusqu’au bout et aves l’arme que j’ai choisie : l’analyse systémique.

J’ai donc « extirpé » une passage dans le livre qui m’a vraiment emballé… Eh oui j’en ai trouvé un ! ;-P

Voici le passage :

My first-grade arithmetic primer asked : « If it take two ditch-diggers two days to dig a ditch, how long would it take four ditch-diggers ? » In first grade, the correct answer is, of course, « one day. » In the kind of work, however, with which executives are concerned, the right answer is probably « four days » if not « forever. »

Voici ce que cela donne en version « analyse systémique » :

L’analyse systémique

Le système présenté ci-dessus représente un service. Dans ce service vous avez 6 employés (entourés en rouge) et un manager (entouré de mauve). Les flèches vertes représentent les flux d’informations qui transitent d’une personne à une autre.

Dans une usine, si vous avez des lignes de production, vous avez beaucoup de personnel mais avec des postes très cloisonnés. Ce qui fait que les interactions sont très faibles. Dans ce cas nous n’aurions que des flèches qui partiraient des employés pour aller vers le manager.

Dans un autre service qui amène à gérer des interactions c’est plus compliqué car chaque personne est amenée à échanger avec ses collègues. Par exemple imaginons un service client d’un fabricant quelconque. Les personnes en charge de répondre au téléphone ont des clients d’affectés, en fonction de gamme de produit, de lieux géographiques…etc. Cela permet au client d’avoir un contact régulier chez le manufacturier.

Mais la gestion d’un centre d’appel nécessite que chacun soit à même de répondre aux clients des autres. Car si nous avions tous les clients d’un même « correspondancier » qui appellent en même temps et que chacun se cantonnait à ses propres clients : ce correspondancier serait débordé alors que les autres n’auraient rien à faire ; si ce n’est que d’admirer leur collègue crouler sous les appels… ;-P

Décomplexifier le système pour en fluidifier ses interactions

Bref un service où les personnes sont en interaction doit être très bien organisé. Et mieux que très bien organisé : il doit être restreint.

Sur cette analyse systémique nous visualisons aisément la complexité et le nombre important des interactions possibles. Imaginons à présent que le responsable de service juge que son service est sous dimensionné car il n’arrive pas à s’en sortir. Alors il négociera auprès de sa direction un poste supplémentaire qui n’aura d’autres effet que d’empirer la situation.

Car ajouter une personne quand il y a déjà 7 personnes dans le service : cela correspond plus ou moins à doubler le nombre d’interactions et donc d’informations à gérer. C’est ce que je présente avec le graphique d’évolution du nombre d’interactions en fonction de l’évolution du staff, sur la droite.

Vous avez en abscisse le nombre de personnes constituant le service et vous avez en ordonnée la quantité d’information qui doit circuler dans le service. Le seuil en vert montre la capacité limitée du manager et de chaque personne du service à gérer ses interactions. La flèche bleu montre l’évolution des interactions qui sont gérés. On se rend compte qu’à partir d’un certain nombre de collaborateurs : le seuil est atteint, ce qui fait que toutes les interactions nécessaires en plus sont perdues. Cela génère de la perte d’information, du stress, du surmenage et le sentiment du manager qu’il ne pourra jamais s’en sortir.

3 leçons à retenir

Nous pouvons retenir plusieurs leçons de cette analyse systémique :

- La première c’est qu’un système trouve toujours le moyen de se réguler. Ici malheureusement la régulation passe par le stress et la perte d’informations.

- La deuxième c’est qu’en ajoutant des composantes à un système on participe à sa complexité. Donc dans le cas d’un manque d’organisation flagrant (s’illustre souvent par une démultiplication des réunions, des remises au points…etc.) il conviendrait plutôt de supprimer des composantes du système pour en alléger son fonctionnement et en fluidifier ses interactions plutôt qu’à rajouter des couches comme on a l’habitude de le faire (ou de se l’entendre préconiser par les syndicats ! ;-P)

Autant vous dire que pour présenter cela comme préconisation de réorganisation d’un service : il faut avoir travaillé sa copie pendant un moment…

- La troisième leçon c’est de privilégier le décloisonnement des fonctions à l’intérieur d’un même processus plutôt que le décloisonnement des personnes. Je m’explique. Dans un service où il y a de fortes interactions ; non souhaitées (c’est important !), nous pouvons très bien avoir des services qui nécessitent de l’interaction, je pense notamment au services de R&D où les découvertes peuvent être faites au détour de la sérendipité d’une conversation de couloir ; il conviendrait de décloisonner les processus afin que chaque personne soit à même de gérer le processus de A à Z. Un processus géré de A à Z, par nature ne nécessite pas d’interactions. Au contraire un processus découpé en morceau nécessite de forte interaction entre les différentes personnes. Nous parlons ici de processus transactionnels et non de process de production où chacun des éléments de la chaîne de production peut être identifié comme un processus à part entière.

Désolé d’avoir été un peu technique sur la fin ;-)

J’espère que cette analyse systémique vous aura plu. Remercions tout de même Peter F. Drucker pour m’avoir insufflé l’idée de présentation d’une propriété majeure de la systémique.

A la prochaine.

PS : Vous ne trouverez pas de lien qui revoit vers Amazon car franchement, de mon point de vu lire ce livre est une perte de temps et d’argent ! (J’espère que Josh Kaufman m’entendra… ;-)

Niveau du livre :

Aujourd’hui je suis très heureux de vous présenter l’analyse systémique d’un des derniers livres que je viens de finir. Il s’agit de « Stratégie de Prospérité », la traduction française de « Seven stratégies for wealth and happiness », de Jim ROHN en remplacement de « The Art of exeptional living » du même auteur (plébiscité dans le PMBA). En lisant ce livre en français, je souhaitais avant tout m’épargner un livre en anglais avec un livre du même auteur sur une thématique similaire. Mais je dois dire, qu’après avoir lu cette merveille, j’ai bien envi de lire l’autre livre en anglais…! ;-P

10 ans pour lire 1000 livres

A propos de lire, vous saurez que Jim Rohn préconise de lire pas moins de 2 livres par semaine. Ainsi en lisant 2 livres par semaine, c’est plus de 1000 livres que nous auront lus d’ici dix ans… Jim Rohn dit que notre revenu dépend en grande partie de ce que nous sommes. Ainsi, si nous nous développons de la sorte (avec ces 2 livres par semaines), les revenus que nous génèrerons seront proportionnels à nos connaissances. Je dois dire que je suis séduit par ce concept…! Alors je vous annonce ici que j’ai décidé de relever le défi des 1000 livres en 10 ans. Soit 100 par an. Ce qui signifie que j’ai la joie et le bonheur de vous annoncer que je serai « diplômé » du PMBA d’ici la fin de l’année ! ;-P

Voilà pour ce qu’il ‘en est de mon petit défis…A présent : passons à

L’analyse systémique

Malheureusement je n’ai pas réussi à concentrer dans un ppt toutes les composantes exprimées dans le livre. Cependant vous avez ici l’essentiel du système sur lequel repose les concepts avancés dans « Stratégie de prospérité ». Nous avons en amont de notre système notre investissement dans notre développement personnel. Nous pouvons investir notre temps. Jim Rohn nous dit que notre temps et ce que nous en faisons est quelque chose qu’on ne peut pas nous retirer. Il appartient à chacun de faire ce qu’il souhaite de son temps. Le temps est la seul ressource distribuée à chacun sans aucune distinction de classe ou d’appartenance communautaire. Il est notre première source d’investissement. Les deux autres sources sont : les efforts que nous seront à même de fournir et l’argent que nous seront capables d’investir dans notre projet de vie.

Sans discipline c’est l’inaction qui prime

Le flux des investissements alimente ainsi le système. A l’entrée de celui-ci : le processus de discipline. La discipline consiste à s’atteler à faire les choses sur lesquelles nous nous sommes engagées. Tout le système présenté par Jim Rohn repose sur cette discipline. Sans discipline, tous les efforts sont vains. Ici c’est le flux (rouge) de l’inaction qui se met en place. Les personnes qui font le choix du manque de discipline sont des « remetteurs à demain », d’où la procrastination qui prévaut sur l’action. Dans ce cadre, il n’y pas d’objectifs personnels de planifiés. C’est la vie qui nous mène à droite, à gauche : nous ne contrôlons rien. Nous restons avec notre cercle d’amis et cet entourage nous conforte dans l’idée qu’il ne faut rien changer. Pas d’objectifs de planifiés donc pas de nécessité de les atteindre. Et donc pas besoins de faire d’efforts pour se former et évoluer. En quand arrive le moment d’exprimer un sentiment sur notre situation alors il convient de blâmer les autres. « C’est de la faute des autres si nous sommes dans cette situation…! ». Voilà le chemin parcouru par ces flux d’inactions en rouge. C’est le cercle vicieux du « remetteur à demain », celui qui consiste à rester là où on se trouve et à ne surtout pas évoluer.

Vous aurez remarqué au passage que ce système ressemble à celui Tim Ferriss. En effet cela repose sur les mêmes propriétés systémiques : celui du système qui reste en replis sur lui même ou celui qui alterne entre expansion et consolidation. Mais j’aurai l’occasion de revenir sur les propriété d’un système dans un autre article dédié à cela. Retenez simplement ici qui le système reste en replis sur lui-même dans ce premier cas.

Évidement dans ce premier cas : le manque de discipline qui entraîne la procrastination, …etc, ne peut déboucher que sur une entropie malheureuse : celle du temps perdu.

Le cercle virtueux de la prospérité

Si en revanche nous décidons de devenir discipliné alors c’est le cercle virtueux qui se met en place. Ainsi nous passons de la procrastination à l’action ! Pourquoi remettre à demain ce que l’on peut faire de suite. Ensuite la planification de nos objectifs à long terme puis celle des objectifs intermédiaires (qui en seront issus) nous amèneront à découvrir des modèles.

Jim Rohn préconise d’inviter des hommes riches à diner afin d’échanger avec eux et de comprendre ceux qui leur a permis de réussir, les ecueils qu’ils ont évité, l’état d’esprit dans lequels ils sont…etc. L’auteur pense que nous avons énormément à apprendre des gens qui ont réussit dans la vie. Par ailleurs Jim Rohn dénonce le fait de rester dans notre environnement. Sans remettre en cause nos amitiés d’enfance, il nous fait comprendre que notre environnement est le reflet de notre mode de vie, ainsi si nous ne côtoyons que des gens sans ambitions alors la motivation nous quittera.

De la même façon l’auteur préconise de se former tout le temps, sans cesse (Cf 1000 livres en 10 ans). Il évoque également tous les supports de formations, cassettes, vidéo…etc. Dernière chose : il pense qu’il est nécessaire de faire des bilans des évènements sur lesquels nous avons échoués afin d’en tirer des leçons qui nous aideront à réussir par la suite. Tout cela va participer à notre développement personnel, d’où l’élargissement du cercle vert qui illustre notre cadre de référence.

Par la suite, petit à petit, toutes ces actions vont nous permettre d’alimenter les réservoirs d’objectifs intermédiaires que nous avions planifiés : celui des aptitudes nécessaires, celui des connaissances (amicales) nécessaires et enfin celui de nos objectifs intermédiaires qui permettent d’atteindre les objectifs à long terme et la prospérité.

Dernière petite chose sur cette analyse systémique : comme je vous le disais en début de billet, nos revenus à venir seront proportionnels à notre développement personnel, c’est illustré ici par les deux flèches (avec les dollars) avec des longueurs proportionnelles au degré  de notre propre degré de développement.

Ce sur quoi je ne ferai pas l’impasse ! ;-)

Il y a 3 petites choses sur lesquelles je ne souhaites absolument pas faire l’impasse…

La première c’est la saisonnalité de notre vie. Jim Rohn nous dit qu’il faut réinventer les saisons dans notre vie. Il dénonce la société qui va toujours plus vite et ne nous laisse plus de temps de repos. Ainsi il nous dit de profiter des moments d’accalmie comme l’hiver pour se reposer. Évidemment il faut l’entendre au sens imagé du terme. Par exemple lors de crises comme en ce moment, il conviendrait de considérer la période comme l’hiver pour notre épargne et d’attendre le printemps (c’est à dire très bientôt ;-) pour réinvestir et récolter en été (d’ici 5 ans pour le CAC40). L’été c’est aussi le temps de se protéger et de se mettre à l’abri dans l’attente de l’automne et du prochain hiver…etc.

La deuxième chose c’est la règle des 70/30.  Pour Jim Rohn la différence entre un pauvre est un riche est uniquement d’ordre philosophique :

Les pauvres sont des personnes qui dépensent leur argent et qui mettent de côtéce qui leur reste. Les riches sont des personnes qui mettent de l’argent de côté et qui dépense ce qui leur reste. C’est le même argent ; seule la philosophie est différente. »

A partir de ce principe, les personnes prospères retirent 30% de leur revenus (10% pour la charité, 10% pour les investissements futurs, et 10% pour l’épargne) et doivent garder 70% pour vivre.

Enfin la dernière chose : Jim Rohn présente de manière détaillée la façon de planifier ses objectifs :

1. Énoncer les objectifs tout azimut
2. Mettre un nombre d’années en face de chaque objectif
3. Réorganiser s’ils sont tous affecter aux mêmes nombre d’année (par exemple tous sur 10 ans)
4. Ne garder que les 4 objectifs les plus important sur les années 1, 3, 5 et 10 ans (ce qui fait 16 obj)
5. Faire une description détaillé de chaque objectif (supprimer les lubies : obj qui apparaissent sans importance)
6. Retranscrire les objectifs conservés sur un papier à garder sur soi et à consulter au moins une fois par semaine.

Voilà je vous ai mis ici l’essentiel mais franchement vous ne perdrez rien à lire et relire cette ouvrage ! Alors n’hésitez pas : lisez le !!!  ;-)

Niveau du livre :

Cette semaine, pas de livre !!! :-(

Mais non, ne soyez pas tristes… J’ai trois livres en attente de réalisation d’analyse systémique… Celles-ci ne vont pas tarder d’arriver ! ;-) En attendant la poursuite de mon PMBA : voici un article pour inaugurer ma participation au festival des blogs « A la croisée des blogs – Developpement Personnel » organisé pour le mois d’Avril par Ockwick.

La participation à la croisée des blog c’est également pour moi l’occasion de vous faire un joli cadeau de circonstance après l’arrivée du printemps. La thématique proposée étant « Optimisez votre vie », j’ai décidé de vous réaliser une analyse systémique de l’amour.  Car le printemps c’est avant tout la saison des amoureux. Par ailleurs, optimiser sa vie : cela consiste aussi à veiller à ce que nous optimisions notre temps entre les différentes relations que nous entretenons. C’est ce que je vais vous présenter dans l’analyse systémique qui va suivre. Et pour les plus besogneux d’entre vous, ils auront toujours de quoi se faire plaisir en optimisant leur charge de travail grâce à la précédente analyse systémique sur le GTD ! ;-)

Alors allons-y… Lançons nous dans l’analyse systémique de l’Amour…

Introduction et préjugés…

Alors, loin de moi l’idée d’écarter les homosexuels de cette analyse…! ;-P Mais il fallait bien que je puisse identifier les deux individus qui participent à la relation amoureuse. J’ai donc pris le parti de retomber dans les schémas traditionnels du rose et du bleu pour les symboliser ici. La systémique est déjà assez difficile à présenter, alors partir de certains préjugés, même si cela fausse le côté universel du système, cela permet de rendre plus accessible sa compréhension. Continuons donc sur la base de ce préjugé : A droite nous avons l’homme et ce qu’il fait de son temps, alors qu’à gauche se présente de la même façon la femme.

Entre l’égo et la relation… Le choix de chacun se fera !

En amont du système, nous avons les différents ingrédients qui alimentent la vie de chacun. A savoir : Les loisirs personnels, le travail, et les amitiés qui participent à la réalisation personnel (EGO) de chacun des deux protagonistes. De la même façon nous avons les loisirs en famille (famille proche), le temps passé en famille (famille proche ou lointaine et belle famille) qui participent à la relation conjugale. Ainsi Mars et Venus (vous avez vu je sais entrenir les préjugés ! ;-) disposent tous deux d’un temps à répartir selon ces différents « passe temps ». En fonction de ce qu’ils feront de ce temps, ils alimenteront plus leur égo ou plus la relation qu’ils entretiennent avec leur partenaire. Cette répartition du temps est illustrée par le bloc rouge et vert. Le vert symbolisant l’équilibre entre l’égo et la relation et le rouge symbolisant une choix prononcé pour l’une des deux possibilités (Ego ou relation).

Pas tout à fait sur la même longueur d’onde…

Le système nous montre bien que le problème ne tient pas tant du temps dépensé par chacun sur sa réalisation personnelle et/ou sa relation conjugale ! L’équilibre repose plutôt sur ce que chacun attend de l’autre. Imaginons (et rentrons à nouveau dans les clichés ! ;-) que la femme ait un désir plus profond d’allouer la plupart de son temps à la vie de famille et que l’homme de son côté passe plus de son temps à sa réalisation personnelle, par le travail par exemple ; nous obtenons ici un déséquilibre entre les attentes de chacun (flèche vers le haut pour l’homme et flèche vers le bas pour la femme). Dans ce cas précis les attentes de chacun ne sont pas phases avec son autre moitié.

En phase avec l’autre…

Dans le cas contraire, si les deux protagonistes du couple sont d’accord sur le temps qu’ils ont à allouer entre leur réalisation personnelle et la réalisation de la vie conjugale, alors trois hypothèses se posent :

- Soit nous avons à faire à un couple d’égocentrique. Dans ce cas nous sommes face à une coexistence. C’est à dire que les deux individus passent énormement de temps à leur réalisation personnelle et ne consacrent que peu de temps ensemble.

- Soit nous sommes face à un amour fusionnel entre deux personnes qui rencontreraient des difficultés à se séparer. Il est par exemple fréquent de voir des couples travailler ensemble. C’est quelque chose qui m’a toujours suppris, mais à la lecture de cette analyse systémique, il est facilement aisé de comprendre que ce cas de figure corresponde à un mode de vie.

- Soit le couple est en parfaite harmonie et chacun sait prendre le temps nécessaire à sa réalisation personnelle et à sa vie conjugale.

Au milieu de tout ça il y a bien évidement plein de cas intermédiaires dont je vous laisserai le loisir d’imaginer ce que cela peut donner en terme de relations…! ;-P

Les évènements au prisme de la qualité de la relation

En vert, en haut de l’image, nous pouvons visualiser la Vie qui alimente le système d’un flux d’évènements. Ces évènements passent dans la vie du couple au prisme de la qualité de la relation qu’ils entretiennent. Ainsi des évènements difficiles, vécus par un couple en harmonie, auront tendance à renforcer les liens. Inversement un évènement difficile pourra s’avérer déclencheur d’une rupture d’une relation déséquilibrée. L’évènement passé au prisme de la relation alimente ensuite les sentiments et plaisirs (ou douleurs) de chacun. Ces sentiments et plaisirs détermineront le choix de chacun de réaffecter son temps pour rééquilibrer le système. Imaginons qu’un évènement (heureux ou malheureux) permettent de prendre conscience à l’homme qu’il passe trop de temps à sa réalisation personnelle (son travail) et pas assez de temps avec sa famille et ses enfants. Dans ce cas, l’individu aura toute liberté pour ré allouer son temps entre les deux choix initiaux (l’égo et la relation conjugale). C’est ce qui est illustré par les « papillons » qui permettent dans un système d’influer sur le débit du flux.

L’entropie de ce système contient deux type d’éléments. D’une part les concessions. Chaque individu fait des concessions et passe à l’as certaines volontés personnelles au moment où il modifie l’allocation de son temps entre son égo et sa vie conjugale. D’autre part les évènements, qui après le traitement de ceux-ci dans le système, deviennent des évènements passés.

Voilà. J’espère que cette analyse systémique vous aura plu. Peut-être même que celle-ci vous aura permis de prendre conscience d’un désiquilibre entre vos aspirations et celles de votre moitié(e). Si c’est le cas : profitez du printemps pour remettre à plat votre relation et procédez aux changements nécessaires au réequilibrage de votre temps en fonction de votre conjoint et de ce que vous souhaitez dans votre for intérieur.

Mes petites vacances au Maroc m’ont permis d’avancer un peu dans mes lectures… Je me dois maintenant de vous en restituer les analyses systémiques ! ;-)

Introduction

Je commence par « S’organiser pour réussir » de David ALLEN. Je n’ai pas trouvé ce livre sensationnel ! :-( Le livre contient trois parties. Dans la première partie, l’auteur présente le système qu’il a mis en place et affiné pendant 20 ans d’expérience en consulting et en coaching. Le reste du livre est redondant voir inutil. On nous y présente le détail de la mise en oeuvre du GTD. Cela passe par des définitions très basiques comme celle d’une corbeille ! :-( Bref je pense que si j’avais arrêté ma lecture du livre à son premier tiers (90 pages / 270),  je serai aujourd’hui un peu plus emballé pour vous en parler. Il n’est pas impossible également que mon manque d’intérêt pour ce livre provienne du fait qu’à ce jour je ne ressente pas tellement de stress lié à mon système d’organisation personnel. Attention je ne dis pas que ce livre n’a aucun intérêt. J’en ai retenu certaines choses à récupérer à mon propre compte ! Cependant je ne pense pas que son contenu soit d’une richesse telle qu’il mérite sa présence dans le PMBA. Ca n’est qu’un avis personnel ! ;-P Mais de la même façon que lorsqu’on se lance dans un vrai diplôme,  il serait trop facile de mettre de côté les matières qui nous conviennent le moins, pour mon PMBA je tâcherai de concerver une discipline à toute épreuve et lirai donc l’ensemble des livres !

Allons-y donc pour l’analyse systémique du GTD (getting things done).

Fonctionnement du système pour les personnes désorganisées

En amont du système nous avons une source d’informations. Ces informations peuvent nous parvenir de toutes parts : mail, post-it, demande laisser en passant, idée qui nous trotte dans la tête…etc. Une fois dans le système, ces informations sont collectées puis stockées dans une boîte d’entrée. Cette boîte d’entrée, ce peut être notre logiciel de réception de mail, notre bureau, notre journal personnel…etc.

Ensuite, c’est là que le système fonctionne différemment entre les personnes qui sont organisées et celles qui le sont moins.  Intéressons nous dans un premier temps au gens désorganisés. Lors du traitement de l’information, les affaires en suspent qui ne sont pas traitées de manière immétiate (la plupart) restent et se cumulent dans notre boîte d’entrée. Ces affaires en suspent alimentent donc notre cerveau et lui rappel sans cesse que ces informations, et les actions qu’elles peuvent nécéssiter, restent à entreprendre. L’auteur nous signal ici que notre cerveau fonctionne comme de la RAM d’un PC, ainsi après un certain niveau d’information la mémoire sature. En cas de saturation le cerveau fait du vide pour emmaganiser de nouvelles informations. Ainsi, si certaines affaires en suspent étaient importantes, celles-ci passeront à l’as et seront remplacer par de nouvelle informations moins importantes mais plus ressentes. L’auteur nous précise aussi que tant que ces informations sont dans notre tête, elles nous fatiguent l’esprit, car le cerveau doit faire un effort pour se les mémorer et nous resoliciter de manière irrégulière.

Tous ces désagréments s’illustrent par l’entropie (l’entropie constitue en quelque sorte les « déchets » d’un système) généré par ce système en informations oubliées, et en stress. Et ce n’est qu’en oubliant certaines informations et en procédant à la réalisation de certaines actions que le système se stabilise. Donc dans ce cas, le système est stabilisé par la capacité du cerveau qui est limité en stockage d’informations.

Fonctionnement du système pour les personnes qui pratiquent le GTD

Revenons-en au processu de traitement (en haut à gauche). Comme le cerveau est limité et qu’il génère du stress lorsqu’il arrive à saturation : l’auteur préconise de traité l’information et d’en déterminer les actions nécessaires. Si lors de son traitement une information est pensé en terme d’action à accomplir, alors notre cerveau cessera de s’en préoccuper.

Au terme de cette analyse il y a deux hypothèses : soit l’information ne nécessite aucune actions immédiate, alors une phase d’organisation permettra de stocker d’une part les informations à incuber. Ce sont les informations qui seront susceptible de nous intéresser un jour peut-être. Soit l’information concerne un projet en cours mais ne nécessite aucun action alors celle-ci sera classée et archivée dans les informations de référence. Les informations en incubations pourront alors être à nouveau consultées et reprendre le chemin de l’organisation si une actions devient nécessaire dans le temps. De la même façon : une information de référence restera disponible à la consultation en cas de besoin.

Que deviennent les actions nécessaires ?

Le processus de jugement des actions nécessaires alimente le réservoir des actions à réaliser (d’ailleurs nous pouvons constater que la couleur des flux changent car leur nature change. Nous passons de flux d’informations à des flux d’actions). Ce réservoire se vide via trois processus différents :

- Celui de la délégation (ici l’action sort du système pour alimenter le système d’une autre personne). L’auteur n’en fait pas mention, toutefois personnellement le choix de déléguer une tâche induit de fait une nouvelle tâche personnelle : celle qui consiste à suivre dans le temps que l’actions à bien été réalisée, ou alors à déléguer le suivi de la réalisation de la tâche. Donc pour ma part : la délégation entraîne systématiquement la création d’une nouvelle action dans notre système personnel.

- Celui de la réalisation. Celle-ci peut être immédiate. L’auteur préconise de réaliser l’action si celle-ci nécessite moins de deux minutes. Plus largement, l’auteur indique que les actions qui peuvent être réalisées dans le temps disponible lors du traitement de la boîte d’entrée doivent être faite immédiatement.

- Celui de la plannification : les tâches qui ne peuvent être réalisées immédiatement sont reportées et plannifiées dans le temps. Elles passeront ensuite à la phase de réalisation pour enfin finir dans le « puits » (dans un système le puits correspond à l’entropie, recueil des déchets du système) des actions réalisées.

Deux petites choses avant de finir : pour la plannification, David ALLEN présente un système d’échéancier assez intéressant si nous avons la discipline de nous en occuper chaque jour. Par ailleurs pour les actions plannifiées dans le temps, l’auteur nous précise que c’est lors du choix de réaliser tel ou tel action que le cerveau reprend ses pleines facultés. Dans une liste de plusieurs tâches à réaliser lors d’un journée.

Le cerveau est imminament efficace pour déterminer quelle action doit être réaliser en fonction de 4 critères :

- Le contexte : est-ce que le contexte dans lequel nous sommes nous permet de réaliser la tâche (matériel, personnes à contacter disponible ?…etc.)

- La disponibilité : le temps que nous avons devant nous nous permet-il de réaliser la tâche en question ?

- Le niveau d’énergie : en fonction du moment de la journée, notre niveau d’énergie n’est pas le même. Ainsi nous auront tendance à réaliser les tâches qui demandent le plus de concentration le moment ù nous disposerons de nos pleines capacités.

- La priorité : le degré d’urgence des actions à réaliser.

Voilà le système. Il à noter que ce système repose sur une grande rigueur de maintient de la boîte d’entrée au propre. Les informations en incubation doivent également être visualisées régulièrement pour ne pas passer dans l’oublie. Bref ce système doit rentrer dans nos habitus pour être pleinement performant.

Ma conclusion

Pour moi le système de classement est beaucoup trop contraignant, la révision une fois par semaine de toutes les tâches, n’avoir qu’une boîte d’entrée…etc. Mais globalement je me rend compte que mon organisation est assez proche. Je retiens surtout de ce livre qu’il est important de noter les choses et de penser en terme de tâches à réaliser. Effectivement lorsque nous recevons de l’information nous n’avons pas le réflexe de raisonner en terme d’actions à accomplir. Et sur ce point je remercie l’auteur de m’avoir éclairer sur la nécessiter de poser une tâche à réaliser sur chaque information qui me parvient.

J’espère que cette analyse systémique vous aura éclairé sur le GTD (méthode vraisemblablement très connue et répandue). Si vous souhaitez lire le premier tiers de ce livre très intéressant voici de quoi vous le procurer ! ;-)

N’hésitez pas à consulter le résumés de ce livre sur le blog d’Olivier « Des Livres pour changer de Vie ».

Niveau du livre :

A bientôt pour une nouvelle analyse systémique !

Avant d’attaquer l’analyse systémique de « Strengths Finder 2.0″ je souhaiterais faire deux petites parenthèses.

Lecture rapide de l’anglais… possible !?

La première concerne la lecture rapide. Il s’avère que la lecture rapide si elle fonctionne trés bien pour la langue natale, il en est tout autrement pour une langue étrangère. Je m’en rend bien compte en lisant les livres en anglais… Je rame, je rame…! :-( L’idéal aurait été que je face une mise à jour de mon analyse systémique car j’ai oublié un processus en amont de système. Sur le premier processus, il est impossible d’embrasser plusieurs mots lorsque l’on ne maitrise pas parfaitement le « graphisme » des mots qui sont lus. En français seul la première lettre et la dernière suffise à mon cerveau pour savoir de quel mot il s’agit. Alors qu’en anglais mon cerveau a besoin d’analyser lettre par lettre pour reconstituer le mot… Pour cela, il n’y a rien à faire d’autre que de lire, lire et encore lire dans la langue de Shakespear.

Strengths Finder : Un livre à usage unique !

La deuxième parenthèse concerne le concept même du livre de Tom RATH. C’est la première fois que je lis un livre à usage unique. Je connaissais les mouchoirs à usage unique, les rasoirs à usage unique, cd-r à usage unique… Mais les livres je n’avais jamais vu. Le livre donne accès à un test en ligne. Pour accéder à ce test vous devez gratter une page du livre pour obtenir un mot de passe et celui-ci n’est valable qu’une fois. Je veux bien que la démocratisation du piratage incite à ce genre de verrou… Mais une seule utilisation !? J’aurais bien aimé le faire faire à quelques amis, mais non c’est un livre à usage unique. Le pire c’est qu’apparement ce système a ses limites puisque lorsque je me suis connecté pour passer le test, celui-ci m’a été refusé car le password avait déjà été utilisé. Une semaine après et les preuves apportées que j’avais bien acheté le livre… J’obtenai le sézame ! ;-)

Les résultats de mon test :

Voilà pour la courte appartée. Donc comme je viens de vous en parler : Strengths Finder est avant tout un test. Il se trouve que j’ai fait un test psychologique il y a quelques semaines pour une embauche. Les résultats obtenus m’avait vraiment effrayé et il avait fallu que je passe près d’une heure à expliquer en quoi chaque point énoncé de ma personnalité ne correspondait en rien à ce que je suis (enfin j’espère, sinon ca relève de la skyzophrénie !!! ;-). Bref ce petit épisode m’avait vraiment échaudé. J’ai trouvé celui-ci très bien fait. Et les résultats assez en lien avec la perception que je me fait de moi. Pourtant, avant d’avoir réalisé le test, il m’était assez difficile de cerner les talents qui étaient présents en moi. D’oû l’intérêt du test. Au passage en revue des 34 talents différents, j’en avais ciblé trois qui paraissaient me correspondre : Learner, Analytical et Adaptability. Et finalement dans les résultats du test seul Learner est ressortis. Je conserve tout de même « Analytical », ce qui me fait 6 talents à exploiter et travailler : Input, Learner, Strategic, Intellection, Ideation et Analytical donc ! ;-)

Et après… qu’est-ce qu’on en fait !?

Le test ne permet que de révéler les talents. Il faut ensuite les travailler. Pour chaque talent, une petite description permet de cerner en quoi le talent en question nous correspond. C’est illustré par des exmples concret de la vie de tous les jours. Puis des actions sont proposés et même des orientations de métiers ou de fonction. Une petite partie prévoit également d’échanger avec nos pairs pour approfondir d’avantages nos talents et faire en sorte qu’ils deviennent des forces.

L’analyse systémique :

Tout ce dont je viens de vous parlé concerne la finalité du livre : découvrir ses talents et les travailler pour en faire des forces. Mais en amont, la toute première partie exmplique en quoi il est utile de travailler ses talents plutôt que ses lacune. L’analyse systémique ci dessous illustre donc la philosophie du livre et la partie qui introduit le test.

La source principale qui alimente le système est le temps (nuage bleu en haut). Le temps que nous consacrons à travailler nos talents ou nos lacunes. En amont du système l’individu opère un choix, à savoir, celui de dépenser plus de temps à travailler ses talents ou ses lacunes. Ce temps est dépenser entre l’apprentissage, la pratique et le partage d’expérience. Après quoi ce temps tombe dans le « puits » du système et se transforme en temps dépensé.

Comme vous pouvez le voir sur l’analyse systémique : le temps passé à « travailler » ses talents se transforment en force de manière beaucoup plus importante que le temps passé à travailler ses lacunes (moindres talents). Tom RATH l’explique de cette façon : une personne qui n’aurait qu’un talent très mince pour le foot (disons 1 sur une échelle de 1 à 5) et qui dépenserait tout son temps à travailler, à s’acharner, à se tuer à la tâche pour apprendre le foot (disons 5 sur une échelle de 1 à 5). Cette personne deviendrait « bon » à un niveau de 5  (1×5). Ici l’auteur considère que cette pratique (travailler ses points faibles) relève du gaspillage de temps. Imaginons la même personne qui aurait des aptitudes pour jouer d’un instrument de musique (disons 3 sur une échelle de 1 à 5), il suffirait d’un effort modeste (disons 3 sur une echelle de 1 à 5) pour devenir relativement bon à un niveau 9 (3×3). Ainsi l’auteur pense que le talent ne s’ajoute pas au temps investis mais qu’il se décuple. Voilà la principale raison pour laquelle Tom RATH privilégie le temps passé à travailler ses talents pour en faire des forces plutôt qu’à tenter en vain de combler de lacunes pour lesquels il nous faudrait déployer des quantités infinis d’éfforts pour les effacer. Donc pour illustrer ce phénomène j’ai joué dans la taille des flux (flêches rouges plus fines que les flêches bleues).

Renforcer ses talents au contact de ses pairs :

Pour transformer ses talents en forces l’auteur préconise de dépenser du temps. Ce temps doit être répartie en savoir, en pratique et en échanges. L’échange avec des personnes qui auraient les mêmes talents permet une émultion. L’intérêt c’est que cette émultion permet d’aller au delà de son propre cadre de références. Ainsi, cotoyer ses « frères de talents » permet de « booster » s’ouvrir sur d’autres connaissances et expériences du même intérêt.

Substituer ses faiblesses par les forces des autres :

Concernant les faiblesses, même si l’auteur préconise de les travailler, pour autant il ne se permet pas de faire l’impasse dans son ouvrage. Ainsi il préconise de rechercher des collaborateurs dont le talent correspond à ses propres faiblesses. Par exemple un ingénieur qui aurait des idées lumineuses et qui souhaiterait se lancer dans la création d’entreprise ne devrait pas chercher à se former sur les techniques commerciales mais il devrait s’atteler à chercher une personne qui excelle dans le commercial. Cette technique est beaucoup plus efficace que la perte de temps passé à se former sur une lacune. Dans l’analyses systémique, l’efficacité de cette technique est illustrée par la flêche rouges épaisse qui suit le processus de collaboration.

Voilà, j’ai fait le tour de cette analyse systémique. N’hésitez pas à poser des questions si des zones d’ombres persistent.

Si vous souhaitez acquérir ce livre à usage unique ! ;-)
Voici de quoi vous le procurer :

N’hésitez pas à consulter le résumés de ce livre sur le blog d’Olivier « Des Livres pour changer de Vie ».